Conditions générales d’utilisation de la Solution Peetchr

La présente Annexe 2 fait partie intégrante des CGV de la Solution PEETCHR conclues entre la société PEETCHR SAS (« PEETCHR ») et la personne morale ayant souscrit à un Abonnement (« le Client »).

Elle a pour objet de définir les conditions dans lesquelles toute personne physique habilitée par le Client (« Utilisateur ») accède et utilise la Solution PEETCHR. Elle vient compléter, sans s’y substituer, les Conditions Générales de Services et leurs autres annexes (Annexe 1 - Protection des données ; Annexe 3 - Politique de Confidentialité).

1. Définitions

Outre les définitions figurant aux Conditions Générales, les termes ci-après ont la signification suivante :

« Solution » désigne la plateforme logicielle PEETCHR, fournie en mode SaaS, comprenant ses fonctionnalités d’évaluation des talents assistée par intelligence artificielle, de recherche de candidats, de génération de scorecards et d’intégration aux systèmes ATS/HRIS du Client.

« Utilisateur » désigne toute personne physique - collaborateur, prestataire, mandataire - habilitée par le Client à accéder à la Solution au moyen d’un identifiant individuel. Les Utilisateurs incluent typiquement : recruteurs, hiring managers, administrateurs RH, talent acquisition managers, dirigeants RH.

« Identifiants » désignent les éléments d’identification personnels (adresse email, mot de passe, jetons d’authentification, facteur de double authentification) permettant à l’Utilisateur de se connecter à la Solution.

« Talent » ou « Candidat » désigne toute personne physique évaluée via la Solution, qu’elle soit candidate à une offre publiée par le Client, issue du vivier ATS du Client, ou collaborateur du Client évalué dans le cadre d’un processus de mobilité interne ou de cartographie des compétences.

« Scorecard » désigne le document de synthèse généré par la Solution restituant une évaluation explicable des compétences et de l’adéquation d’un Talent au regard de critères définis.

« Supervision humaine » désigne l’obligation, pour l’Utilisateur, d’exercer un contrôle effectif sur les sorties de la Solution, au sens de l’article 14 du Règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle (« AI Act ») et de l’article 26 du même texte.

2. Acceptation des CGU

L’accès à la Solution est subordonné à l’acceptation préalable et sans réserve, par l’Utilisateur, des présentes Conditions Générales d’Utilisation. Cette acceptation est matérialisée par la connexion à la Solution au moyen des Identifiants attribués à l’Utilisateur.

Le Client est responsable de la diffusion des présentes CGU auprès de l’ensemble de ses Utilisateurs et de l’obtention de leur acceptation. PEETCHR peut conditionner techniquement l’accès à la Solution à une acceptation explicite par voie de case à cocher ou de mécanisme équivalent lors de la première connexion.

PEETCHR peut faire évoluer les présentes CGU à tout moment. Toute modification substantielle sera portée à la connaissance des Utilisateurs par tout moyen utile au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur. La poursuite de l’utilisation de la Solution postérieurement à cette échéance vaudra acceptation des CGU modifiées.

3. Création et gestion du compte Utilisateur

3.1 Création du compte

Les comptes Utilisateurs sont créés par un administrateur du Client ou, le cas échéant, via le mécanisme de Single Sign-On (SSO SAML 2.0) configuré par le Client. PEETCHR ne crée pas de comptes Utilisateurs en lieu et place du Client.

Chaque compte Utilisateur est strictement individuel et nominatif. Le partage d’Identifiants entre plusieurs personnes physiques est formellement interdit.

3.2 Confidentialité des Identifiants

L’Utilisateur est seul responsable de la confidentialité de ses Identifiants. Il s’engage à :

Ne pas divulguer ses Identifiants à un tiers, quelle que soit la qualité de ce tiers ;
Activer l’authentification à deux facteurs (MFA) lorsque celle-ci est proposée ;
Utiliser des mots de passe robustes et uniques (douze caractères minimum, combinant majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux) lorsque la connexion par mot de passe est utilisée ;
Verrouiller son terminal en cas d’inactivité ;
Signaler sans délai à PEETCHR et à l’administrateur du Client toute utilisation suspecte ou non autorisée de son compte.

Toute action effectuée sur la Solution depuis le compte d’un Utilisateur est réputée avoir été réalisée par celui-ci, sauf preuve contraire.

3.3 Cessation de la qualité d’Utilisateur

Le Client est responsable de la révocation des accès d’un Utilisateur dès lors que celui-ci cesse d’être habilité à utiliser la Solution (départ de l’entreprise, changement de fonction, fin de mission). PEETCHR met à disposition les outils administratifs nécessaires à cette gestion.

4. Description fonctionnelle de la Solution

La Solution permet, sous réserve des fonctionnalités effectivement souscrites par le Client au Devis :

La recherche conversationnelle de candidats au sein du vivier du Client ;
La génération de scorecards explicables évaluant l’adéquation d’un Talent à des critères définis ;
L’enrichissement de profils à partir de données professionnelles publiquement accessibles, dans les conditions définies à l’Annexe 1 ;
L’intégration aux systèmes ATS et HRIS du Client via le connecteur Kombo ;
La cartographie des compétences et l’évaluation des collaborateurs dans le cadre de la mobilité interne et de la GPEC ;
La génération de questionnaires de qualification de candidatures ;
L’export des données et des évaluations dans des formats ouverts.

La présente description est non contractuelle. Les fonctionnalités effectivement disponibles dépendent du périmètre souscrit par le Client et peuvent évoluer dans le temps. PEETCHR n’assure pas le maintien à l’identique des fonctionnalités mineures, sous réserve qu’aucune évolution ne dégrade substantiellement le Service souscrit.

5. Usage acceptable de la Solution

5.1 Engagements généraux

L’Utilisateur s’engage à utiliser la Solution conformément à sa destination, dans le respect des lois et règlements en vigueur, des droits des tiers et des présentes CGU. Il s’engage notamment à :

N’utiliser la Solution qu’à des fins professionnelles légitimes liées au recrutement, à l’évaluation des talents, à la mobilité interne ou à la gestion des compétences ;
Respecter la confidentialité des informations relatives aux Talents et aux autres Utilisateurs ;
Ne pas utiliser la Solution pour des finalités discriminatoires ou contraires à la dignité humaine.

5.2 Comportements interdits

Il est expressément interdit à l’Utilisateur :

De tenter d’accéder à des fonctionnalités, données ou comptes auxquels il n’est pas habilité ;
De contourner, désactiver ou tenter de neutraliser les mesures de sécurité de la Solution (chiffrement, contrôle d’accès, journalisation, garde-fous de l’IA) ;
De pratiquer du scraping, du moissonnage automatisé ou de l’extraction massive de données au-delà des fonctionnalités d’export prévues ;
De pratiquer le reverse engineering, de décompiler ou de désassembler tout ou partie de la Solution ;
D’utiliser la Solution pour entraîner un autre système d’intelligence artificielle ou pour bâtir un produit concurrent ;
D’injecter dans la Solution du contenu malveillant (code exécutable, scripts, prompts d’injection visant à manipuler le modèle d’IA, etc.) ;
D’importer dans la Solution des données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD pour l’évaluation, en dehors des données professionnelles légitimes ;
De saisir des données manifestement fausses ou trompeuses dans le but d’influencer les sorties de la Solution ;
D’utiliser la Solution à des fins de surveillance des collaborateurs au-delà des cas légaux et légitimes d’évaluation des compétences ;
De diffuser ou rendre publiques les Scorecards et autres restitutions de la Solution à des tiers non autorisés ;
De saisir, à son initiative, des informations relatives à la santé, aux opinions politiques, religieuses ou philosophiques, à l’appartenance syndicale, à l’orientation sexuelle, à l’origine ethnique ou à toute autre donnée sensible d’un Talent.

Tout manquement à ces interdictions peut entraîner la suspension immédiate de l’accès de l’Utilisateur à la Solution, sans préjudice des autres voies de droit.

6. Usage responsable de l’intelligence artificielle

6.1 Qualification de la Solution au titre de l’AI Act

La Solution est qualifiée de système d’intelligence artificielle à haut risque au titre de l’Annexe III, point 4(a) du Règlement (UE) 2024/1689 (AI Act), en tant qu’elle est utilisée dans des processus de recrutement, d’évaluation et de gestion des talents.

L’Utilisateur reconnaît en avoir été informé et accepte de mettre en œuvre les mesures de supervision humaine et d’usage responsable décrites ci-après.

6.2 Obligation de supervision humaine effective

Conformément à l’article 14 et à l’article 26 de l’AI Act, l’Utilisateur s’engage à exercer une supervision humaine effective sur les sorties de la Solution. À ce titre, il s’engage à :

Ne jamais considérer une Scorecard ou un classement généré par la Solution comme une décision automatique ;
Examiner personnellement les recommandations produites et exercer son propre jugement professionnel ;
Conserver la faculté de s’écarter, sans justification à fournir à la Solution, des recommandations produites ;
Ne pas appliquer de seuil automatique de rejet basé uniquement sur un score produit par la Solution ;
Prêter une attention particulière à toute situation qui semblerait incohérente, biaisée ou contraire à la pratique professionnelle attendue, et signaler ces situations à l’administrateur du Client ou à PEETCHR.

6.3 Information des Talents

L’Utilisateur s’engage à ne pas dissimuler aux Talents l’utilisation de la Solution à leur égard. Il appartient au Client, en qualité de Responsable de Traitement et de Déployeur, de garantir l’information préalable des Talents conformément aux articles 13, 14 et 22 du RGPD ainsi qu’aux articles 26(11) et 50 de l’AI Act. L’Utilisateur s’assure de relayer cette information dans les communications qu’il adresse personnellement aux Talents.

6.4 Formation à l’usage de la Solution

Conformément à l’article 4 de l’AI Act, le Client veille à ce que ses Utilisateurs disposent d’un niveau suffisant de littératie en matière d’intelligence artificielle. PEETCHR met à disposition une documentation utilisateur, des supports de formation et organise, sur demande, des sessions d’onboarding et de montée en compétence.

L’Utilisateur s’engage à prendre connaissance de la documentation utilisateur disponible et à suivre les sessions de formation proposées par PEETCHR ou par son administrateur Client.

6.5 Faculté d’opt-out des Talents

L’Utilisateur reconnaît que tout Talent peut, à tout moment, demander à ne pas être évalué par la Solution, sans préjudice sur sa candidature. L’Utilisateur s’engage à respecter strictement cette faculté d’opt-out et à conduire, dans ce cas, l’évaluation du Talent de manière entièrement humaine.

7. Propriété intellectuelle

7.1 Droits de PEETCHR

PEETCHR demeure titulaire de l’ensemble des droits de propriété intellectuelle afférents à la Solution, en ce compris le code source, les interfaces graphiques, les algorithmes, les bases de compétences propriétaires (élaborées à partir des référentiels publics ROME et ESCO), les méthodes d’évaluation, la documentation, les marques et logos.

Aucune disposition des présentes ne saurait être interprétée comme une cession ou concédant à l’Utilisateur ou au Client une licence sur ces éléments, au-delà du droit d’usage strictement nécessaire à l’utilisation de la Solution dans les conditions souscrites.

7.2 Données du Client

Le Client demeure titulaire des données qu’il importe ou génère via la Solution, ainsi que des Scorecards produites pour son compte. PEETCHR ne revendique aucun droit sur ces données au-delà du droit d’usage strictement nécessaire à la fourniture du Service.

7.3 Absence d’utilisation des données pour l’entraînement

PEETCHR s’interdit, et impose contractuellement à ses sous-traitants ultérieurs d’IA de s’interdire, toute utilisation des données du Client ou des Talents à des fins d’entraînement de modèles d’intelligence artificielle, sauf instruction écrite contraire du Client.

7.4 Retours utilisateurs

Lorsque l’Utilisateur transmet à PEETCHR des suggestions, retours, remontées de bugs ou propositions d’amélioration (« Retours »), il concède à PEETCHR, à titre gratuit, non exclusif et pour la durée légale des droits, le droit d’utiliser, reproduire et intégrer ces Retours dans la Solution. Cette cession ne porte pas sur les données à caractère personnel éventuellement contenues dans les Retours.

8. Disponibilité et maintenance

8.1 Engagement de disponibilité

PEETCHR met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer un taux de disponibilité mensuel de la Solution supérieur ou égal à 99,5 %, hors périodes de maintenance programmée et cas de force majeure.

8.2 Maintenance programmée

Les opérations de maintenance programmée sont annoncées à l’administrateur du Client au moins quarante-huit (48) heures à l’avance par tout moyen utile. PEETCHR s’efforce de programmer ces opérations en dehors des heures ouvrées.

8.3 Maintenance corrective

En cas d’incident, PEETCHR met en œuvre les moyens raisonnables pour rétablir la Solution dans les meilleurs délais selon la matrice de criticité P0 / P1 / P2 / P3 définie au DPA.

9. Support utilisateur

Les modalités de support sont fixées au Devis souscrit par le Client. À défaut de stipulation particulière, le support est accessible à l’administrateur du Client, en jours ouvrés, par les canaux mis à disposition par PEETCHR. Les Utilisateurs sont invités à remonter leurs demandes par l’intermédiaire de l’administrateur du Client.

10. Responsabilité de l’Utilisateur

L’Utilisateur est seul responsable :

Des actions réalisées depuis son compte ;
De la pertinence des informations saisies dans la Solution ;
De l’interprétation et de l’usage qu’il fait des Scorecards et autres sorties de la Solution ;
Du respect de ses propres obligations professionnelles, légales et déontologiques en matière de recrutement et de gestion des talents ;
De la confidentialité des informations auxquelles il accède via la Solution.

L’Utilisateur s’engage à indemniser PEETCHR de tout dommage que celle-ci subirait du fait d’un manquement de l’Utilisateur aux présentes CGU, notamment dans l’hypothèse de recours intentés par un Talent ou un tiers à raison d’un tel manquement.

11. Suspension et résiliation du compte Utilisateur

11.1 Suspension

PEETCHR peut suspendre, sans préavis, l’accès d’un Utilisateur à la Solution en cas de :

Manquement substantiel ou répété aux présentes CGU ;
Activité suspecte ou comportement faisant peser un risque sur la sécurité de la Solution, des données ou des autres Utilisateurs ;
Demande motivée du Client ;
Obligation légale ou réglementaire.

La suspension est notifiée à l’administrateur du Client par tout moyen utile et, dans la mesure du possible, à l’Utilisateur concerné, avec indication des motifs.

11.2 Résiliation

La qualité d’Utilisateur cesse automatiquement :

Au terme du contrat liant PEETCHR au Client ;
À la suite de la révocation de l’accès par le Client ;
En cas de manquement grave et non remédié aux présentes CGU.

12. Données à caractère personnel

Le traitement des données à caractère personnel relatives à l’Utilisateur, dans le cadre de son utilisation de la Solution, est régi :

Par l’Annexe 1 des Conditions Générales lorsque PEETCHR agit en qualité de sous-traitant du Client (Responsable de Traitement) ;
Par la Politique de Confidentialité figurant à l’Annexe 3 lorsque PEETCHR agit en qualité de responsable de traitement (gestion de la relation B2B, sécurité de la Solution, journaux techniques).

L’Utilisateur reconnaît avoir pris connaissance de ces documents et des droits qu’il peut exercer auprès du Point de contact en matière de protection des données PEETCHR à l’adresse sg@ghemam-avocat.com.

Lorsque le Client agit lui-même en qualité de sous-traitant pour le compte d’un responsable de traitement tiers, les transferts internationaux de données entre le Client et PEETCHR sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types applicables selon le Module 3, telles que précisées dans le DPA et ses Schedules.

13. Limitation de responsabilité de PEETCHR

Dans les limites autorisées par la loi applicable, la responsabilité de PEETCHR à l’égard de l’Utilisateur est limitée aux dommages directs résultant d’un manquement caractérisé de PEETCHR à ses obligations contractuelles.

PEETCHR ne saurait être tenue responsable :

Des décisions prises par le Client ou ses Utilisateurs sur la base des résultats, analyses, recommandations, notations, classements ou contenus générés par la Solution, notamment des décisions de recrutement, de non-recrutement, de promotion, de sanction ou de rupture de relation de travail, lesquelles relèvent de leur seule responsabilité ;
Des dommages résultant d’un manquement de l’Utilisateur ou du Client à leurs propres obligations légales (RGPD, AI Act en tant que Déployeur, droit du travail, droit de la non-discrimination, etc.) ;
Des dommages résultant de la qualité, de l’exactitude ou de la pertinence des données, informations, documents ou contenus fournis, importés ou saisis dans la Solution par le Client, ses Utilisateurs et/ou tout tiers ;
Des dommages indirects, immatériels ou consécutifs (perte de chance, perte d’opportunité, atteinte à l’image), sous réserve des dispositions impératives de la loi applicable ;
Des dommages résultant d’un accès non-autorisé aux comptes du Client ou de ses Utilisateurs lorsque celui-ci résulte d’un défaut de confidentialité des identifiants, mots de passe ou moyens d’authentification dont ils ont la garde ;
Des dommages résultant d’un acte frauduleux, malveillant ou illicite commis par un tiers, y compris en cas d’intrusion informatique, sauf à démontrer une défaillance grave des mesures de sécurité mises en œuvre par PEETCHR ;
Des interruptions, ralentissements, indisponibilités, pertes de données, dégradations de performances ou dysfonctionnements imputables aux réseaux de télécommunications, à Internet, aux fournisseurs d’accès, aux hébergeurs, aux fournisseurs de services cloud ou aux fournisseurs de technologies d’intelligence artificielle tiers ;
Des modifications, interruptions, indisponibilités, suppressions de fonctionnalités, erreurs, biais, hallucinations ou dégradations affectant les services, modèles ou technologies fournis par des prestataires tiers intégrés ou utilisés dans le cadre de la Solution.

Compte tenu de la nature probabiliste des technologies d’intelligence artificielle, le Client reconnaît que toute prise de décision nécessite une validation humaine.

Les présentes limitations ne s’appliquent pas en cas de faute lourde ou intentionnelle de PEETCHR ni dans les cas où la loi applicable s’y opposerait.

14. Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable de l’inexécution de ses obligations en cas de survenance d’un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil, ou de tout événement échappant raisonnablement au contrôle des parties, en ce compris notamment les pannes générales des réseaux de télécommunications, les cyberattaques d’envergure visant les infrastructures sous-jacentes à la Solution, les décisions d’autorités administratives ou judiciaires.

15. Durée et survie

Les présentes CGU s’appliquent pendant toute la durée d’utilisation de la Solution par l’Utilisateur. Les stipulations relatives à la propriété intellectuelle, à la confidentialité, à la responsabilité, à la protection des données et au droit applicable survivent à la cessation de la qualité d’Utilisateur.

16. Loi applicable et juridiction compétente

Les présentes CGU sont régies par le droit français.

Tout litige relatif à leur interprétation, exécution ou résiliation, qui ne pourrait être réglé amiablement, sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux du ressort de la Cour d’appel de Paris, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.

17. Divisibilité - Tolérance - Intégralité

Si l’une quelconque des stipulations des présentes CGU était déclarée nulle ou inapplicable, cette nullité ou inapplicabilité n’affecterait pas la validité des autres stipulations qui demeureraient pleinement applicables.

Le fait pour PEETCHR de ne pas se prévaloir d’une stipulation des présentes CGU ne saurait être interprété comme une renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

Les présentes CGU, ensemble avec les CGV, leurs autres annexes et le Devis souscrit, constituent l’intégralité de l’accord entre les parties relativement à leur objet.

18. Contact

Toute question relative aux présentes CGU peut être adressée :

Pour les questions générales : support@peetchr.com
Pour les questions relatives à la protection des données : sg@ghemam-avocat.com
Par courrier : PEETCHR SAS, 38 rue des Mathurins, 75008 Paris, France